Правила введения, заполнения, учета, хранения и выдачи государственных документов об образовании для ступени бакалавра высшего образования

Приказ министра образования Азербайджанской Республики о правилах подготовки, заполнения, учета, хранения и выдачи государственных документов об образовании для ступени бакалавра высшего образования
 
В соответствии с «Законом об образовании» Азербайджанской Республики и постановлением Кабинета Министров от 2 января 1997 года №1 «Об образцах документов об образовании для ступени бакалавра высшего образования
 
РАСПОРЯЖАЮСЬ:
 
1. Утвердить правила введения, заполнения, учета, хранения и выдачи государственных документов об образовании для ступени бакалавра высшего образования.
2. Ректора высших учебных заведений должны руководствоваться данными правилами. 
Министр образования
Азербайджанской Республики
15 июля 1997 года
№ 476
 

         
Правила введения, заполнения, учета, хранения и выдачи государственных документов об образовании для ступени бакалавра высшего образования
 
 
1. Общие положения
 
1.1. Студенты - выпускники бакалаврской ступени высшего образования получают следующие государственные документы:
- диплом;
- диплом отличия;
- приложение к диплому;
- академическая справка.
Образцы диплома, приложения к диплому и академической справки, выдающиеся студенту – выпускнику бакалаврской ступени высшего образования, утверждены постановлением №1 Кабинета Министров Азербайджанской Республики от 2 января 1997 года.
1.2. Диплом государственного образца (диплом отличия) о высшем образовании и приложения к нему выдаются выпускникам высших учебных заведений, прошедшим государственную аккредитацию по соответствующему направлению (специальности) на основании решения итоговой государственной аттестационной комиссии. Лицам, утратившим дипломы государственного образца, выдается дубликат диплома на основании архивных документов высшего учебного заведения.
Студентам, отчисленным из высшего учебного заведения, а также переведенным в установленном порядке из одного высшего учебного заведения в другое, выдается академическая справка.
 
2. Введение и распределение государственных документов о высшем образовании
 
2.1. Государственные документы о высшем образовании готовятся Министерством образования Азербайджанской Республики в централизованном порядке, на основании заказов высшего учебного заведения независимо от его форм подчинения и собственности.   
2.2. Заказчики документов о высшем образовании представляют в Министерство образования заказы в соответствии с их требованиями в течение 15 дней с начала календарного года.
В заказе указывается необходимое количество и условия оплаты бланков государственных документов об образовании.
Министерство образования на основании заказа выдает представителям высших учебных заведений документы о высшем образовании по заверенной в установленном порядке доверенности.
2.3. Бланки государственных документов о высшем образовании, выданных одному высшему учебному заведению, не подлежат передаче другому высшему учебному заведению.
 
3. Учет и хранение государственных документов о высшем образовании
 
3.1. В каждом высшем учебном заведении назначаются ответственные лица для получения, учета и хранения государственных документов об образовании. Эти документы хранятся в несгораемых шкафах.
3.2. Информация о получении и даче на использование чистых бланков государственных документов о высшем образовании ведется в специальной учетной книге (приложение 1), учетная книга делится на страницы, разрабатывается и запечатается сургучом.
3.3. Государственные документы о высшем образовании ставятся на бухгалтерский учет высших учебных заведений в качестве документов, требующих строгого учета.
3.4. При замене ответственного лица по государственным документам о высшем образовании в установленном порядке составляются акты по приему-сдаче данных документов.  
3.5. В случае утраты документа государственного образца об образовании органы внутренних дел должны быть информированы об этом.
 
 
4. Заполнение государственных документов об образовании
 
4.1. Дипломные бланки о высшем образовании выполняются от руки, каллиграфическим почерком, черной тушью и подписываются, а приложения к диплому печатаются на пишущей машине. При заполнении бланков диплома и его приложения не допускаются зачеркивания и исправления.
4.2. Диплом, приложение к нему и академическая справка заполняются следующим образом:
4.2.1.В дипломе указывается  официальное наименование вуза, которое его выдало, согласно уставу данного высшего учебного заведения.
Государственные награды СССР в официальном наименовании высшего учебного заведения не указываются.
Структурные подразделения высшего учебного заведения в дипломе не указываются.
4.2.2. Дата принятия решения государственной аттестационной комиссией записывается с указанием числа (число, год – цифрой, месяц прописью).
4.2.3. Фамилия, имя и отчество лица, завершившего обучение, пишутся полностью в соответствии с записью в паспорте (в дательном падеже).
Наименование направления (специальности) высшего специального образования  записывается в дипломе в соответствии с учебным планом, обучаемом выпускником. 
4.2.4. В нижней части - правой стороне указывается наименование города (населенного пункта), в котором находится высшее учебное заведение, и год (цифрой) выдачи документа.
4.2.5. В левой стороне на отведенном для печати месте ставится государственная гербовая печать высшего учебного заведения.
4.2.6. Диплом или дубликат диплома подписываются общим председателем Государственной Итоговой Аттестационной Комиссии, действующей в год выдачи диплома (дубликата), руководителем образовательного учреждения.
Под подписями указывается регистрационный номер диплома по книге регистрации.
4.2.7. Форма обучения (заочная, вечерняя, заочная и экстернат) в дипломе не указывается.
4.2.8. На первой странице в левой части приложения к диплому указываются фамилия, имя и отчество выпускника (полностью в именительном падеже), и записывается дата рождения (число – цифрой, месяц – прописью и год - четырехзначной цифрой). 
В следующей строке указывается наименование, номер и дата выдачи документа о предыдущем образовании данного лица, представленного им при поступлении в высшее учебное заведение.
После слов «Дата поступление» указываются год (четырехзначными числами) и наименование высшего учебного заведения.
Нормативный период обучения указывается в соответствии с учебным планом высшего учебного заведения по конкретному направлению (специальности).  
После слов «По направлению высшего профессионального образования» указывается название направления и специальности на основании обучаемого учебного плана.
В правой части данной страницы после слов «Азербайджанская Республика» указывается полное наименование высшего учебного заведения (в именительном падеже), регистрационный номер и дата выдачи диплома по книге регистрации выданных дипломов (число - цифрами, месяц - прописью и год - четырехзначной цифрой).
В случае, когда выпускник обучался в нескольких высших учебных заведениях (в результате перевода) в приложении к диплому на оборотной стороне в графе "За время обучения сдал зачеты, промежуточные и итоговые государственные экзамены по следующим дисциплинам, а также практику и курсовые работы" вносятся дисциплины, ранее изученные во всех высших учебных заведениях, количество общих и аудиторных часов, а также итоговые оценки. Кроме того, в графе «итоговые оценки» указывается, в соответствии с учебном планом, итоговые оценки по промежуточным экзаменам по дисциплинам, обучаемым в течение нескольких семестров.
Указываются итоговые оценки курсовых работ, практик, зачетов, экзаменов и итоговых государственных экзаменов.
Количество часов по конкретным направлениям (специальностям) указывается в соответствии с учебными планами.
После перечисления всех дисциплин, по которым сданы зачеты, промежуточные и   итоговые государственные экзамены, а также практики и курсовые работы, проводится отчетливая линия и под ним записываются слова «конец документа».
В случае, если высшее учебное заведение изменило свое наименование, в конце оборотной стороны дается соответствующее разъяснение.
            Данный документ подписывается руководителем высшего учебного заведения, которого окончил студент и скрепляетсягосударственной гербовой печатью учреждения.
4.2.9. Все записи, предусмотренные бланками академической справки, производятся так, как это предписано для заполнения приложения к диплому.
После слов «конец документа» в академической справке указывается причина прекращения обучения студента.
4.3. Руководитель высшего учебного заведения поручает заполнение государственного документа о высшем образовании одному из своих заместителей, и данное лицо несет ответственность за правильное его заполнение
Руководитель высшего учебного заведения строго контролирует заполнение государственных документов о высшем образовании  
4.4. Руководитель высшего учебного заведения создает комиссию по стиранию бланков документов, испорченных при заполнении. Комиссия составляет акт в 2 экземплярах, который подписывается членами и утверждается руководителем высшего учебного заведения.  
В акте указываются количество и номера стираемых государственных документов об образовании, номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта бессрочно хранится в образовательном учреждении, второй экземпляр передается Министерству образования.
 
 
5. Регистрация и выдача государственных документов о высшем образовании
 
5.1. Регистрация выдаваемых дипломов и приложений к ним в высшем учебном заведении ведется в одной книге, а дубликата диплома и академических справок ведется в отдельных книгах (приложение 2, приложение 3). 
Книги регистрации пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучом и хранится у руководителя высшего учебного заведения.
Для регистрации выдаваемых дипломов (дубликатов) в специальную книгу заносятся следующие данные:
- номер бланка диплома (академической справки);  
- регистрационный номер;  
- дата выдачи диплома;
- фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом;
- наименование специальности;
- степень направления (специальности);
- дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;  
- подпись ответственного лица, выдавшего дипломы.
Регистрация выдачи государственных документов о высшем образовании ведется в одной книге и продолжается по годам.
Книги регистрации по выдаче дипломов (дубликатов) пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью и хранятся у ответственного лица, назначенного руководителем высшего учебного заведения.  
5.3. Вручение дипломов выпускникам высших учебных заведений осуществляется в торжественной обстановке в течение двух недель после выпускного дня.
5.4. Документ о высшем образовании вручается его владельцу после предоставления паспорта или другому лицу, на основании доверенности оформленной в установленном порядке.
Копия диплома или приложения к нему, заверенная печатью и подписанная руководителем высшего учебного заведения хранится в личном деле выпускника. 
5.5. Выдача справки взамен дубликата диплома о завершении высшего учебного заведения запрещена.
5.6. Лицо, утратившее диплом, обращается к руководству высшего учебного заведения. Заявление должно быть рассмотрено в течение 5 дней.
5.7. Дубликат выдается на основании хранящихся в архиве высшего учебного заведения одного из соответствующих документов – приказа, протокола государственной квалификационной комиссии и регистрационной книги о выдаче дипломов. 
Дубликат диплома заполняется в соответствии с записью на оригинале диплома
На дубликате диплома под словом «диплом» ставится штамп «ДУБЛИКАТ».
5.8. Дубликат диплома подписывается председателем Государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома,
5.9. В случае упразднения высшего учебного заведения государственные документы о завершении высшего учебного заведения выдаются высшим учебном заведением того же типа на основании справки, выданной Государственном архивом и распоряжения Министерства образования Азербайджанской Республики.